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                                            國家數字圖書館工程文檔管理辦法

                                                             第一章   總則
第一條   為提高國家數字圖書館工程項目管理水平,促進項目管理的科學化、和規范化,確保工程檔案的完整性與規范性,根據《國家數字圖書館工程項目工作流程》,制定本辦法;

第二條   本辦法適用于國家數字圖書館工程各子項目的文檔管理,是規范國家數字圖書館工程項目管理行為、明確項目存檔文檔的操作流程和操作歸程的基本依據;

第三條   國家數字圖書館工程項目管理文檔書寫規范,除應遵循本辦法的規定外,還應符合國家法律、行政性法規及有關強制性標準和行業標準的規定;

                                                                       第二章   項目文檔管理
第四條   各子項目組須指派專人負責建立、維護、交接項目進程中產生的各類文檔,確保文檔的完整性和準確性;

第五條   各項目組建立的文檔應符合本辦法規定的各類規范,需報批的文檔應按有關規定完成報批手續;

第六條   項目管理組應指派專人負責所有項目文檔的管理、歸檔、文檔查閱等工作;

第七條   項目管理組應為每一個子項目指派專門的項目聯絡員,指導、監督與審核子項目文檔的建立工作,并負責與子項目組的文檔交接工作;

第八條   子項目組如需查閱本組歸檔文件,需由子項目組組長簽字同意;如需查閱其它項目組歸檔文件,需由項目管理組組長簽字同意;任何人如需查閱已經歸檔的保密文件,均需數字圖書館管理處處長簽字同意后,方可辦理查閱手續;

                                                                       第三章   項目文檔內容
第九條    各子項目組應按照《國家數字圖書館工程項目工作流程》的規定,在不同的工作階段準備不同的文檔,并履行必要的審批手續后,報項目管理組備案;

第十條    項目文檔的內容應體現國家圖書館數字圖書館管理處(以下簡稱“管理處”)和子項目層參與的項目管理全過程;

第十一條    項目文檔管理的每一過程,都應體現項目的計劃、實施、檢查、處理的持續改進過程;

第十二條    項目文檔管理的內容包括:需求文檔、階段目標文檔、項目進度控制文檔、測試報告文檔、項目質量控制文檔、項目安全文檔、項目技術文檔,項目合同文檔,項目現場文檔,項目竣工驗收文檔、項目考核評價文檔,專家評審意見文檔、項目交接手續文檔、項目變更文檔,以及需要存檔的其它文檔。

                                                                       第四章    項目文檔交接
第十三條    凡項目進行過程中產生的簽字、蓋章、領導審批的文件,《國家數字圖書館工程項目工作流程》中規定的文件,以及對本項目非常重要需要存檔備查的文件均為必須提交項目管理組存檔的文件;

第十四條    各子項目組須同時向項目管理組提交電子版文檔與紙本式文檔,電子版文檔應為文本型文件,紙本式文檔應為原件,除簽字蓋章部分的內容外,電子版文檔內容須與紙本式文檔內容完全相同;

第十五條    各子項目組應指定專門文檔管理人員,負責與項目管理組指定的項目聯絡員完成項目進行中的文檔交接工作;

第十六條
    負責交接的雙方須在《國家數字圖書館工程項目文檔交接單》上簽字,交接單一式兩聯,雙方各執一聯備查。交接單樣式見附件一;

第十七條    子項目結束后的交接工作由項目管理組負責人與子項目組負責人負責;

                                                                       第五章    項目文檔規范
第十八條    紙本式文檔封面應注明項目名稱、項目編號、文檔名稱、文檔狀態、版本號、審批人、編制日期等信息。封面樣式見附件二;

第十九條    文檔狀態包括:征求意見、初稿、專家論證稿、通過審批等;同一項目文檔的不同版本編號應統一而連續;

第二十條    電子版文檔命名規則為:子項目編號_文檔名稱(V版本號),例如A001_項目登記表(V1.0);

第二十一條    紙本式文檔一律采用A4紙裝訂成冊,電子版文檔一律采用Word格式;

第二十二條    文檔內容編制規范:
              1、文檔題目采用黑體二號字,居中;
              2、正文采用仿宋三號字,行距27磅;或采用宋體小四號字,1.5倍行距;
              3、正文標題采用黑體三號字,編號順序為:1、1.1、1.1.1……

第二十三條    各類文檔編制規范見附件三至十二,有國家標準或行業標準的,優先采用相應標準,附件中未涵蓋的文檔格式參照類似文檔規范執行;

                                                                       第六章    附則

第二十四條    本辦法自國家圖書館二期工程暨國家數字圖書館工程領導小組批準之日起實施;

第二十五條    本辦法由國家圖書館數字圖書館管理處負責修訂和解釋。

附件一
國家數字圖書館工程項目文檔交接單
項目名稱   項目編號  
 文檔清單:
編號 文檔名稱 文檔版本 文檔形式
紙本 電子
 
         
         
         
         
交接人   交接日期  
管理組聯絡員   管理組歸檔人  


附件二
紙本式文檔封面樣式
國家圖書館版權所有
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